Registre unique du personnel : obligations, mentions et modèle pour l'employeur

Qu'est-ce que le registre unique du personnel ?

Le registre unique du personnel, parfois abrégé RUP ou simplement appelé registre du personnel, est la liste chronologique de toutes les personnes qui travaillent ou ont travaillé dans un établissement. Il est prévu par les articles L. 1221-13 à L. 1221-15-1 du Code du travail. Son rôle est simple : permettre à l'administration et aux représentants du personnel de vérifier, à tout moment, qui est employé, depuis quand et sous quel contrat.

Le registre est dit « unique » parce qu'il regroupe sur un même support les salariés, les stagiaires et les volontaires en service civique. Il ne se confond ni avec la déclaration préalable à l'embauche, ni avec la déclaration sociale nominative : même si votre logiciel de paie transmet chaque mois toutes les données de vos salariés via la DSN, le registre reste obligatoire.

Quelles entreprises doivent le tenir ?

Tous les employeurs de droit privé, quel que soit leur effectif, doivent ouvrir un registre dès l'embauche du premier salarié, même à temps partiel ou en apprentissage. Il se tient par établissement : une entreprise qui exploite deux sites distincts tient deux registres. Seules les associations et fondations qui utilisent le chèque-emploi associatif en sont dispensées.

Qui doit y être inscrit ?

Toutes les personnes employées dans l'établissement doivent apparaître, dans l'ordre des embauches :

• les salariés en CDI et en CDD, à temps plein ou à temps partiel ;
• les apprentis et les salariés en contrat de professionnalisation ;
• les intérimaires mis à disposition par une entreprise de travail temporaire, inscrits par l'entreprise qui les accueille ;
• les salariés mis à disposition par un groupement d'employeurs ;
• les stagiaires, dans une partie distincte, dans l'ordre de leur arrivée ;
• les volontaires en service civique, eux aussi dans une partie distincte.

Les oublis les plus fréquents concernent les intérimaires et les stagiaires : ils ne figurent pas dans la paie de l'entreprise, mais ils doivent bien apparaître dans son registre.

Les mentions obligatoires

Pour chaque salarié, l'article D. 1221-23 du Code du travail impose les informations suivantes :

• nom et prénoms, nationalité, date de naissance et sexe ;
• emploi et qualification ;
• dates d'entrée et de sortie de l'établissement ;
• pour un salarié étranger soumis à autorisation de travail : le type et le numéro du titre qui vaut autorisation de travail ;
• pour un CDD : la mention « contrat à durée déterminée » ; pour un temps partiel : la mention « temps partiel » ;
• pour un apprenti ou un contrat de professionnalisation : la mention correspondante ;
• pour un intérimaire : la mention « salarié temporaire », avec le nom et l'adresse de l'entreprise de travail temporaire ; pour un salarié d'un groupement d'employeurs : la mention correspondante, avec le nom et l'adresse du groupement ;
• le cas échéant, la date de l'autorisation d'embauche ou de licenciement, ou à défaut la date de la demande.

Pour un stagiaire, il faut indiquer ses nom et prénoms, les dates de début et de fin du stage, le nom de son tuteur et le lieu où il est présent. Pour un volontaire en service civique, les nom et prénoms suffisent. Enfin, deux documents s'annexent au registre : la copie de l'autorisation de travail des salariés étrangers et, pour les salariés détachés en France par une entreprise étrangère, la déclaration de détachement.

Un modèle de registre du personnel

Aucun formulaire officiel n'est imposé : un registre papier relié, un tableau ou l'édition de votre logiciel de paie conviennent, tant que toutes les mentions y figurent. Voici la structure que nous recommandons pour la partie salariés :

Ajoutez à la suite une partie « Stagiaires » (nom, prénoms, dates de stage, tuteur, lieu de présence) et une partie « Service civique ». Chaque nouvelle embauche prend la ligne suivante : on ne réutilise jamais le numéro d'un salarié parti, et la date de sortie se complète le jour du départ.

Registre papier ou dématérialisé ?

Sur papier, les mentions doivent être portées au moment de l'embauche, dans l'ordre chronologique et de façon indélébile : pas de crayon, pas de correcteur, une erreur se barre et se corrige à la ligne. Le registre peut aussi être tenu sur un support informatique, à condition de recueillir au préalable l'avis du CSE s'il en existe un. Le fichier doit alors pouvoir être présenté à tout moment et rester fidèle à l'ordre des embauches.

C'est là que le simple fichier Excel montre ses limites : une ligne supprimée ou un tri par ordre alphabétique suffit à rendre le registre non conforme. La plupart des logiciels de paie, dont Silae, permettent d'éditer un registre à jour à partir des données saisies à l'embauche. C'est la solution la plus sûre, à condition de penser à y ajouter les intérimaires et les stagiaires, qui n'y sont pas forcément saisis.

« Le registre du personnel se tient au fil de l'eau : une ligne le jour de l'arrivée, une date le jour du départ. Le reconstituer la veille d'un contrôle ne trompe personne. »

Qui peut le consulter ?

Le registre doit être tenu à disposition dans l'établissement. Peuvent le consulter l'inspection du travail et les agents chargés de la lutte contre le travail illégal, notamment ceux de l'URSSAF lors d'un contrôle, ainsi que les membres du comité social et économique. Si votre entreprise prépare la mise en place de son CSE, notre article sur les étapes du premier CSE détaille ce qui change pour vous.

Combien de temps faut-il le conserver ?

Les mentions portées au registre sont conservées 5 ans à compter de la date à laquelle le salarié ou le stagiaire a quitté l'établissement (article R. 1221-26 du Code du travail). En pratique, un registre papier se garde tant qu'il contient une personne partie depuis moins de 5 ans, c'est-à-dire bien plus longtemps que la dernière page remplie.

Quelles sanctions en cas d'absence ou d'erreur ?

L'absence de registre, un registre qui n'est pas à jour ou des mentions manquantes sont punis de l'amende prévue pour les contraventions de 4e classe, soit 750 € au plus, appliquée autant de fois qu'il y a de salariés concernés (article R. 1227-7 du Code du travail). Pour une société, ce montant peut être porté à cinq fois plus. Surtout, lors d'un contrôle, un registre incomplet attire l'attention sur d'éventuelles embauches non déclarées, et c'est souvent par lui que commence la vérification. Pour préparer cette étape, lisez notre guide sur le contrôle URSSAF.

Les erreurs que nous rencontrons le plus souvent

• Ouvrir le registre seulement au deuxième ou troisième salarié, alors qu'il est obligatoire dès le premier.
• Oublier les intérimaires, les stagiaires ou les apprentis.
• Ne pas renseigner la date de sortie, ce qui laisse croire que des salariés partis font toujours partie de l'effectif.
• Tenir un seul registre pour plusieurs établissements.
• Corriger au correcteur blanc ou réécrire une page, au lieu de barrer et de corriger.
• Considérer que la DSN ou le logiciel de paie dispense du registre.

Questions fréquentes

En résumé

Le registre unique du personnel s'ouvre dès le premier salarié, se tient par établissement et dans l'ordre des embauches, inclut intérimaires, stagiaires et volontaires, et se conserve 5 ans après chaque départ. C'est un document simple, à condition de le mettre à jour à chaque entrée et à chaque sortie. Dans le cadre de notre accompagnement en gestion du personnel externalisée, nous tenons votre registre à jour au rythme de vos embauches, en même temps que les déclarations et les bulletins de paie.